ईमेल कैसे लिखें: औपचारिक और अनौपचारिक उदाहरण

ईमेल लेखन डिजिटल संचार में क्रांति ला दी है। रे टॉमलिंसन ने 1971 में पहला ईमेल खुद को भेजा था¹. मास्टरिंग ईमेल रचना प्रभावी व्यावसायिक और अनौपचारिक पत्राचार के लिए महत्वपूर्ण है².

पकड़ने में ईमेल लेखन बारीकियों से स्पष्ट, संक्षिप्त संदेश तैयार करने में मदद मिलती है। एक ईमेल में पाँच मुख्य तत्व होते हैं: विषय पंक्ति, अभिवादन, मुख्य भाग, समापन वाक्यांश और हस्ताक्षर².

इस गाइड में शामिल है ईमेल प्रारूपण आप ईमेल की संरचना करना, सही लहज़ा चुनना और सटीक ढंग से संवाद करना सीखेंगे।

चाबी छीनना

• ईमेल संचार की विभिन्न शैलियों को समझें
• एक प्रभावी ईमेल के आवश्यक घटकों को जानें
• औपचारिक और अनौपचारिक दोनों के लिए कौशल विकसित करें ईमेल लेखन
• स्पष्ट और संक्षिप्त संचार की कला में निपुणता प्राप्त करें
• अपने व्यावसायिक और व्यक्तिगत ईमेल इंटरैक्शन को बेहतर बनाएँ

ईमेल लेखन की मूल बातें समझना

आज की पेशेवर दुनिया में ईमेल संचार बहुत ज़रूरी है। ईमेल शिष्टाचार में महारत हासिल करना आपके करियर की सफलता पर बहुत असर डाल सकता है। जैसे-जैसे डिजिटल संचार बढ़ता है, ईमेल कौशल को समझना और भी महत्वपूर्ण होता जाता है³.

ईमेल शिष्टाचार का महत्व

आपका ईमेल अक्सर पहला प्रभाव बनाता है। एक अच्छी तरह से तैयार किया गया संदेश आपकी पेशेवर छवि को बढ़ा सकता है³. उत्कृष्ट ईमेल के प्रमुख तत्वों में शामिल हैं:

• स्पष्ट एवं संक्षिप्त विषय पंक्तियाँ⁴
• व्यावसायिक लहज़ा और भाषा
• उचित स्वरूपण और पठनीयता³
• विचारशील संरचना और संदर्भ

सामान्य ईमेल प्रारूप

अलग-अलग स्थितियों में अलग-अलग ईमेल शैलियों की ज़रूरत होती है। कुछ के लिए औपचारिक दृष्टिकोण की ज़रूरत होती है, जबकि अन्य अनौपचारिक हो सकते हैं। अपनी शैली को अपने प्राप्तकर्ता और उद्देश्य से मिलाएं⁴.

व्यावसायिक ईमेल आमतौर पर एक संरचित प्रारूप का पालन करते हैं:

1. व्यावसायिक अभिवादन
2. संदेश का मुख्य भाग साफ़ करें
3. विशिष्ट कार्रवाई का आह्वान
4. उचित समापन

ईमेल के मुख्य घटक

विषय पंक्ति आपका ध्यान आकर्षित करने का पहला मौका है⁴विशेषज्ञ इस महत्वपूर्ण तत्व को बेहतर बनाने में अतिरिक्त समय लगाने का सुझाव देते हैं³.

"आपका ईमेल आपके पेशेवर ब्रांड का प्रतिबिंब है। इसे सावधानी और सटीकता से संभालें।"

एक सफल ईमेल में स्पष्ट संदर्भ दिया जाना चाहिए और उसका उद्देश्य बताया जाना चाहिए। कार्रवाई के लिए सटीक आह्वान शामिल करें³अपना संदेश संक्षिप्त रखें - तीन से पांच पंक्तियों का पाठ लिखने का लक्ष्य रखें⁴.

एक औपचारिक ईमेल तैयार करना

प्रभावी ईमेल संदेश व्यावसायिक संचार में यह बहुत महत्वपूर्ण है। आज के डिजिटल कार्यस्थल में यह एक महत्वपूर्ण कौशल है। पहली छाप बहुत मायने रखती है ईमेल कॉपीराइटिंग⁵.

व्यावसायिक ईमेल अकादमिक और व्यावसायिक सेटिंग में महत्वपूर्ण उपकरण हैं। एक अच्छी तरह से तैयार किया गया ईमेल आपकी व्यावसायिकता और विवरण के प्रति आपकी नज़र को दर्शाता है⁵.

सही स्वर का चयन

आपका औपचारिक ईमेल टोन सम्मानजनक और सटीक होना चाहिए। मुख्य दिशा-निर्देशों में शामिल हैं:

• संकुचन और अपशब्दों से बचें⁵
• पूर्ण एवं स्पष्ट वाक्यों का प्रयोग करें
• पेशेवर शब्दावली बनाए रखें

अपने संदेश की संरचना

एक अच्छी तरह से संरचित औपचारिक ईमेल में आमतौर पर निम्नलिखित शामिल होते हैं:

1. स्पष्ट, विशिष्ट विषय पंक्ति⁶
2. व्यावसायिक अभिवादन
3. संक्षिप्त मुख्य भाग तथा स्पष्ट उद्देश्य⁵
4. औपचारिक समापन

"स्पष्टता और संक्षिप्तता असाधारण व्यावसायिक संचार की पहचान हैं।"

औपचारिक ईमेल सर्वोत्तम अभ्यास

व्यावसायिक ईमेल में विवरण पर सावधानीपूर्वक ध्यान देने की आवश्यकता होती है। 75% व्यावसायिक ईमेल परिदृश्यों में कवर पत्र और व्यावसायिक अनुरोध जैसे महत्वपूर्ण इंटरैक्शन शामिल होते हैं⁶.

अपने ईमेल सुधारने के लिए:

• कम से कम दो बार प्रूफरीड करें⁵
• व्यक्तिगत शुभकामनाएँ शामिल करें⁶
• “ईमानदारी से” जैसे पेशेवर संकेत का उपयोग करें⁶

अपने प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए इन रणनीतियों का उपयोग करें ईमेल कॉपीराइटिंग कौशल। आप प्रभावशाली, पेशेवर संचार बनाएंगे जो एक स्थायी छाप छोड़ेंगे।

अनौपचारिक ईमेल लिखना

अनौपचारिक ईमेल आपको लोगों से सहज तरीके से जुड़ने में मदद करते हैं। ईमेल मार्केटिंग में स्पष्ट, मैत्रीपूर्ण संचार के लिए ये बहुत बढ़िया हैं। ये ईमेल आपको चीजों को अनौपचारिक रखते हुए संक्षिप्त रहने देते हैं।

अनौपचारिक लहजे का प्रयोग कब करें

दोस्तों और करीबी सहकर्मियों के साथ अनौपचारिक ईमेल का उपयोग करें। जब आपको व्यक्तिगत स्पर्श की आवश्यकता होती है तो ये ईमेल आदर्श होते हैं। ये ईमेल विभिन्न स्थितियों में अच्छी तरह से काम करते हैं।

• व्यक्तिगत अपडेट
• आकस्मिक कार्य संचार
• इवेंट आमंत्रण
• त्वरित प्रतिक्रिया आदान-प्रदान

अनौपचारिक भाषा और संरचना

अनौपचारिक ईमेल में बातचीत की शैली का इस्तेमाल किया जाता है। इनका लहजा सीधा और व्यक्तिगत होता है। इन संदेशों में आपको अनौपचारिक शब्दावली और संक्षिप्तीकरण मिलेंगे।

1. प्रत्यक्ष और व्यक्तिगत स्वर
2. अनौपचारिक शब्दावली
3. संकुचन
4. बोलचाल की भाषा

“अपने अनौपचारिक ईमेल को गर्मजोशीपूर्ण, लेकिन पेशेवर बनाए रखें।”

अनौपचारिक ईमेल दिशानिर्देश

अनौपचारिक ईमेल लिखते समय इन मुख्य बिंदुओं को ध्यान में रखें⁷:

उपयोग इमोजी का संयम से प्रयोग करें अपने अनौपचारिक ईमेल में मित्रता और व्यावसायिकता का अच्छा मिश्रण रखने का लक्ष्य रखें⁸आपका लक्ष्य वास्तविक और आकर्षक बनाना है ईमेल विपणन सामग्री.

प्रभावी ईमेल संचार के लिए सुझाव

आज के डिजिटल कार्यस्थल में ईमेल कौशल बहुत महत्वपूर्ण हैं। प्रतिदिन 300 बिलियन ईमेल भेजे जाने के साथ, अलग दिखना बहुत ज़रूरी है। प्रभावी ईमेल लिखने की आपकी क्षमता रिश्तों और उत्पादकता को बढ़ा सकती है।

प्रूफ़रीडिंग और संपादन

भेजने से पहले हमेशा अपने ईमेल की समीक्षा करें। ज़ोर से पढ़ने से गलतियाँ और अजीबोगरीब वाक्यांशों को पकड़ने में मदद मिलती है। प्राप्तकर्ता और सामग्री की दोबारा जाँच करने से संभावित करियर क्षति से बचा जा सकता है।

एक त्वरित प्रूफ़रीड आपको शर्मनाक गलतियों से बचा सकता है। यह सुनिश्चित करता है कि आपका संदेश स्पष्ट और पेशेवर है।

विषय पंक्तियों का बुद्धिमानी से उपयोग करें

ध्यान खींचने वाली आकर्षक विषय पंक्तियां तैयार करें। रणनीतिक विषयों वाले ईमेल खोलने की संभावना लोगों में 56% अधिक होती है। आपके विषय को ईमेल के उद्देश्य को तुरंत व्यक्त करना चाहिए।

लगभग 80% ईमेल बिना पढ़े रह जाते हैं। व्यावसायिक संचार तकनीक खुले दरों में सुधार करने के लिए.

इसे संक्षिप्त और स्पष्ट रखें

ईमेल प्राप्तकर्ता संक्षिप्त, सूचनात्मक संदेश पसंद करते हैं। महत्वपूर्ण बिंदुओं को पहले रखकर पिरामिड सिद्धांत का उपयोग करें। सक्रिय आवाज़ स्पष्टता बढ़ाती है और व्यावसायिकता दिखाती है।

प्रभावी ईमेल संदेश अपना संदेश कुशलतापूर्वक और सम्मानपूर्वक पहुंचाता है। यह आपकी बात को जल्दी और स्पष्ट रूप से कहने के बारे में है⁹¹⁰¹¹.

स्रोत लिंक

1. कार्यस्थल पर अनौपचारिक और औपचारिक ईमेल कैसे लिखें। – https://www.linkedin.com/pulse/how-write-informal-formal-emails-work-teachifyapp-barkf
2. उदाहरण के साथ अंग्रेजी में ईमेल कैसे लिखें – https://www.maestrolabs.com/how-to/email-english
3. उदाहरणों के साथ एक प्रभावी ईमेल कैसे लिखें (+ टिप्स) – ज़ोहो मेल – https://www.zoho.com/mail/how-to/write-an-email.html
4. एक उचित ईमेल कैसे लिखें – https://www.grammarly.com/blog/emailing/email-writing-tips/
5. औपचारिक ईमेल लिखना – https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
6. औपचारिक ईमेल कैसे लिखें – https://sparkmailapp.com/formal-email-template
7. अनौपचारिक ईमेल: अर्थ, अभिव्यक्ति और उदाहरण – https://www.vaia.com/en-us/explanations/english/email/informal-email/
8. 8 नमूनों के साथ एक अनौपचारिक ईमेल कैसे लिखें – https://nerdyjoe.com/blog/informal-email/
9. प्रभावी ईमेल संचार के लिए 10 सुझाव – https://www.maestrolabs.com/how-to/effective-email-communication
10. प्रभावी ई-मेल संचार के लिए 10 टिप्स (अद्यतन) – https://www.liveagent.com/blog/10-tips-for-effective-e-mail-communication/
11. कार्यस्थल पर प्रभावी ईमेल संचार के लिए 15 टिप्स – https://www.contactmonkey.com/blog/effective-email-communication